高校图书馆办公室服务优化途径探讨

一、办公室工作性质特点

办公室是一个机构的综合性部门，是对外服务的窗口，起着上传下达、协调各方的枢纽作用。图书馆办公室负责图书馆的各种接待、会议培训、公文管理、人事管理、统计年度数据、安全保卫、后勤管理等综合性的工作。作为图书馆的中枢部门，办公室工作直接影响全馆各项工作能否正常运行，直接关系图书馆的整体形象和对外声誉，其工作的重要性是不言而喻的。众所周知，办公室工作内容繁杂、事务性强，工作千头万绪，涉及方方面面，办公室工作人员一般都较少。在此现状的基础上，办公室应该克服个方面客观条件的限制，明确服务本位，理顺教育职能和信息服务职能的定位，加强科学管理，提高自身综合素养，搭建各职能部门之间横向协作的桥梁，探索读者服务的优化对策，满足读者多样性、个性化的切实需求，为读者提供更优质的服务、更细心的服务、更贴心的服务。

二、明确服务本位，优化服务读者

（一）增强主动服务意识，多样化服务读者。图书馆办公室联络左右、协调内外，承担图书馆的文件收发、制定工作计划、统计分析、管理档案、对外沟通与宣传等事务性工作，但绝大多数图书馆办公室只配备1人，少数配备2人。面对办公室人员缺少，工作多而杂的现状，办公室工作人员应该增强主动服务的意识，总结经验，协调好业务工作与读者服务工作之间的关系。针对常规性工作，提前筹划，从读者的角度出发，以问题为导向，从细节改善，提前预测可能遇到的问题，而不能等待问题的出现，要提前给出解决的方案，走在问题前面，切实满足广大读者的需求。例如，一年一度的世界读书日活动、读书会、专题讲座、学术报告等工作，可以事前做好准备、筹备计划，为其他日常性工作或临时性工作留出充足的应对时间。以广大读者，尤其是当代大学生喜闻乐见的方式服务读者，探索多样化服务读者的工作方式方法，充分发挥新媒体技术的作用，制作宣传小视频，诠释图书馆各部门职能，介绍图书馆资源。例如图书的采购、进馆、录入系统到上架等采编流程，可录制成小视频，打开图书参编的神秘面纱，不仅从小处宣传了图书馆文献资源，更直观地让广大读者、其他职能部门馆员了解了图书馆文献资源的采编过程。结合学科馆员定期进院系，深入了解读者，线上线下共同宣传图书馆。

（二）搭建互动桥梁，促进横向协作。办公室是图书馆的重要组成部分，起着承上启下的作用，要主动搭建各职能部门之间互动的桥梁，承担起探索职能部门横向协作的责任，应该起到的是分解、组织统筹的作用，而不是全盘包揽，依据本馆实际情况，借鉴先进图书馆经验，制定本馆实施方案，并逐步完善细化。很多高校图书馆组织机构都是按照图书文献进馆后处置流程来设置的，只是部门名称的大同小异而已。例如，天津医科大学图书馆主要职能部门有图书馆办公室、资源采购部、参考咨询部、流通部、期刊部和技术支持部。目前，图书馆各职能部门之间的横向协作较少，基本都是“各自为主”，很少与其他部门联合工作。为了更好地深入开展图书馆各项工作，为读者提供更深层次、更加精准、更加专业的服务，增强工作活力，图书馆办公室应该主动思考如何协调各职能部门，充分发挥各职能部门馆员主观能动性，逐步探索职能部门之间横向协作的途径，并形成长效机制，促进图书馆职能的更好实现。办公室优化整合本馆各方面资源，依据本馆实际情况，深入探究各职能部门横向协作实现途径，充分发挥各职能部门所长，形成知识的合力和智慧的精华。图书馆读者阅读活动策划与执行：阅读推广活动，如每年的世界读书日系列活动、读书会活动，可以流通部、期刊部为主，其他部门抽调人员辅助，办公室提供物资、后勤支持；数字资源推广活动，如数据库培训、专业讲座、学术会议等由办公室、参考咨询部和技术支持部联合策划开展。深入开展学科服务工作：由参考咨询部牵头，各职能部门抽调馆员，有意愿做此项工作，有一定学科服务工作基础的馆员均可参与。文献资源推荐工作：流通部通过面对面接触读者收集读者荐书；各部门学科馆员进院系，一对一，点对点，有针对性地进行深入调查读者需求，并征集读者推荐书目；办公室通过问卷调查、留言本、微信公众号、馆长邮箱、意见箱等途径收集，资源采购部系统筛选并整理后进行招标采购。

文章来源：《科学管理研究》 网址: http://www.kxglyjzz.cn/qikandaodu/2021/0221/604.html